Подготовка, подготовка и подготовка — Лорд Карадон

Кто-то спросил однажды лорда Карадона, британского дипломата, что было для него самым ценным уроком на протяжении длительной службы на высоком государственном посту. «Самый ценный урок, — ответил он, — я усвоил в самом начале своей карьеры, когда получил назначение на Ближний Восток в качестве помощника главы местной администрации. Мой начальник каждый день посещал новую деревню, занимаясь решением спорных вопросов и прочими неотложными делами. Сразу по его приезде начиналось столпотворение, люди осаждали его, выкрикивая свои просьбы и предлагая выпить кофе. В этих условиях время проходило до заката солнца. Он мог бы легко забывать о цели своего приезда, если бы не одна простая привычка. Перед тем, как утром въехать в деревню, он останавливал джип у обочины дороги и спрашивал: «Чего мы должны достичь, прежде чем покинем эту деревню вечером?» Мы вместе давали ответ на этот вопрос, а затем отправлялись в селение. Выехав из деревни, он опять останавливал джип у обочины и спрашивал: «Итак, добились ли мы своего? Выполнили ли мы то, что планировали?»

Эта простая привычка стала для Карадона самым ценным уроком в его жизни. Готовься перед каждой встречей с людьми. После каждой встречи анализируй ход дел, корректируй стратегию и снова готовься. Секрет эффективных переговоров очень прост: подготовка, подготовка и еще раз подготовка.

В большинстве случаев победители и проигравшие на переговорах известны еще до начала самого диалога, в зависимости от качества подготовки. Люди, считающие себя способными импровизировать без подготовки, часто с сожалением узнают, что заблуждались. Даже если им удалось достичь договоренности, они могут упустить возможность обоюдной выгоды, которая могла бы всплыть в процессе подготовки. Альтернативы эффективной подготовке нет. Чем труднее переговоры, тем интенсивней должна быть подготовка к ним. Когда речь заходит о подготовке, многие всплескивают руками, восклицая: «Да на подготовку просто нет времени’. « Время на подготовку обычно находится в конце списка неотложных дел. Всегда появляется срочный телефонный разговор, важное совещание или возникает семейный кризис. Дело в том, что вы не можете себе позволить не готовиться к переговорам. Найдите время даже за счет самих переговоров. Они протекали бы намного эффективнее, если бы люди тратили больше своего ограниченного времени на подготовку и меньше на сами переговоры.

Большинство из нас на самом деле работает в весьма стесненных временных рамках. В рекомендациях по подготовке, что следуют ниже, это учтено. Такую подготовку можно осуществить за пятнадцать минут. Если требуется приблизительная оценка, считайте, что на одну минуту диалога с другой стороной требуется одна минута подготовки. Как следует готовиться? Отправляясь на переговоры, по аналогии с отправлением в плавание, первое, что вам нужно — это хорошая карта.

Курс на достижение договоренности

На пути к взаимоприемлемой договоренности находятся пять важных пунктов: интересы, варианты удовлетворения этих интересов, критерии для объективного решения спорных вопросов, альтернативы переговорам и предложения по достижению договоренности.

1. Интересы

Торг обычно начинается, когда позиция одной стороны вступает в противоречие с позицией другой. На обычных переговорах вам не нужно заранее знать ничего, кроме собственной позиции. Но в основе совместного решения проблем лежат интересы, скрывающиеся за позицией каждой из сторон. Это различие очень важно: ваша позиция — это конкретные результаты, которых вы добиваетесь, т.е. доллары и центы, сроки и условия. Ваши интересы представляют собой неосязаемые мотивы, под действием которых вы занимаете свою позицию, т.е. ваши нужды, желания, тревоги, страхи и надежды. Чтобы добиться договоренности, удовлетворяющей обе стороны, нужно начинать с определения интересов каждой из них.Определите свои интересы. Определите их интересы.

Единственным и самым важным умением на переговорах является способность поставить себя на место представителя другой стороны. Если вы пытаетесь повлиять на их мышление, нужно начинать с попытки понять его.

Как можно узнать об интересах другой стороны? Попробуйте просто представить себе, что, с их точки зрения, представляет для них наибольшую ценность? Затем спросите себя: «Часто ли они ведут себя так неуступчиво или это временное отклонение от нормы? Что могло произойти в их личной жизни или на работе и повлиять на их отношение к вам? Обладают ли они репутацией честных и добропорядочных партнеров?» Если найдется время, поговорите с людьми, которые их знают, — с их друзьями и сослуживцами, заказчиками и подчиненными. Чем больше вы сможете узнать о другой стороне, тем выше ваши шансы успешно влиять на нее.

ПРИГЛАШАЮ В СВОИ ЧАТЫ

2. Варианты

Целью определения интересов каждой из сторон является стремление понять, можно ли их удовлетворить с помощью изобретательно придуманных вариантов решения. Вариант решения — это возможная договоренность или частичная договоренность. Нахождение взаимовыгодных вариантов решения является уникальной и самой благоприятной возможностью для человека, ведущего переговоры. Люди, умеющие эффективно вести переговоры, не просто делят готовый пирог, а сначала ищут способы сделать его больше. Если не получается сохранить свои позиции, часто есть возможность удовлетворить свои интересы. Можно потерпеть неудачу в попытке увеличить на 30% сумму комиссионных, но взамен придумать вариант решения, позволяющий получить прибыль от проекта и одновременно удовлетворить требования заказчика. Нельзя ли передать часть дополнительной работы персоналу вашего заказчика? Не могли бы мы растянуть проект на следующий финансовый год, чтобы дополнительную плату заложить в бюджет нового года? Как вы смотрите на то, чтобы урезать плату за услуги в этом году в обмен на конкретное обещание предоставить нам солидный объем работы в следующем году? Можете ли вы показать своему заказчику, что дополнительная работа приведет к значительной экономии средств, часть которых могла бы быть использована для оплаты этой работы?

Распространенной ошибкой на переговорах является рассмотрение только одного решения, т.е. первоначального предложения. Открыв дорогу изучению многочисленных вариантов решения, вы способны создать новые возможности, одна из которых могла бы удовлетворить ваши интересы и интересы другой стороны.

Главным препятствием, мешающим изобретательно придумывать варианты решения, выступает негромкий голос где-то в подсознании, подсказывающий: «Это не сработает». Критический анализ, важность которого неоспорима, мешает полету фантазии. Лучше разделить эти две функции. Сначала придумывай, потом оценивай. Отложите вынесение суждения на несколько минут и постарайтесь предложить как можно больше идей. Не отбрасывайте те из них, что на первый взгляд кажутся нелепыми, помните: многие из самых блестящих идей на этой планете казались

сумасбродными и были встречены всеобщим пренебрежением. После нахождения многочисленных вариантов решения в результате мозговой атаки можно анализировать и оценивать их на степень соответствия интересам — как вашим, так и другой стороны.

3. Критерии

После увеличения размеров пирога нужно думать о том, как его поделить. Но как можно совместно с другой стороной выбрать вариант решения, когда ваши интересы не совпадают? Заказчик стремится заплатить за вашу работу меньше, а вы бы хотели получить больше. Как выйти из этой дилеммы? Самым распространенным методом, вероятно, является состязание сторон в силе воли. Каждая из них настаивает на своей позиции, стараясь вынудить другую уступить. Проблема в том, что никто не любит сдавать свои позиции. Состязание в силе воли быстро переходит в конфликт личностей. Человек, который в конечном итоге уступает, постарается наверстать упущенное в следующий раз, если такая возможность ему представится. Люди, успешно ведущие переговоры, избегают состязания в силе воли, превращая выбор решения в совместный поиск справедливой и взаимоприемлемой договоренности. Они в основном оперируют объективными критериями, которые не зависят от силы воли сторон. Независимый критерий — это мерило, позволяющее определить, какое решение является справедливым. К распространенным критериям относятся рыночная цена, отсутствие дискриминации, законы или просто практика решения аналогичных вопросов. Замечательное достоинство критериев заключается в следующем: вместо уступки одной стороны в конкретном вопросе, обе они могут положиться на то, что им представляется справедливым. Вашему заказчику легче согласиться с таким критерием, как рыночная цена, чем платить вам некоторую сумму только потому, что вы ее запрашиваете. Поэтому заранее обдумайте, на какие критерии вы могли бы сослаться в ходе переговоров. Подготовьте информацию о рыночных ценах, научных критериях, затратах, технических мерах и прецедентах. Приходите вооруженными средствами убеждения.

4. Запасной вариант

Слишком часто люди вступают в переговоры для достижения договоренности и изучают возможные альтернативы, если ситуация ухудшается. Это классическая ошибка. Заранее зная о возможных альтернативах, вы способны определить успех в сохранении своих интересов. Задача переговоров не всегда заключается в достижении договоренности. Потому что договоренность — это лишь средство достижения цели, а целью является удовлетворение интересов. Цель переговоров состоит в изучении возможности более полно удовлетворить свои интересы путем достижения договоренности на переговорах, чем с помощью самой лучшей альтернативы такой договоренности.

Ваш запасной вариант — это альтернатива на случай неудачи на переговорах. Это ваш наилучший план действий по удовлетворению своих интересов в отсутствие договоренности с другой стороной. Если вы ведете диалог со своим начальником о повышении жалованья, ваш запасной вариант может заключаться в переходе на работу в другую фирму. В случае торга с продавцом, вашим запасным вариантом, возможно, будет обращение к директору магазина, а если это не поможет, то в другой магазин. Когда одно государство ведет переговоры с другим о прекращении дискриминационных мер в торговле, его запасной вариант может состоять в обращении в соответствующий международный суд. Как правило, альтернативное решение дорого обходится и вам, и вашим отношениям с другой стороной, вот почему на переговорах ищут более приемлемый выход. Запасной вариант — ключевой элемент преимущества на переговорах. Оно зависит не от того, насколько вы крупнее, физически сильнее, старше или богаче представителя другой стороны, а от качества вашего запасного варианта. Если у вас есть реальное альтернативное решение, это дает вам преимущество на переговорах. Чем лучше запасной вариант, тем оно больше.Определите свой запасной вариант.

Во-вторых, что можно предпринять непосредственно в отношении другой стороны, чтобы заставить их уважать ваши интересы? Вашей «интерактивной» альтернативой может быть объявление забастовки или войны. В-третьих, как привлечь третью сторону для поддержки своих интересов? Вашей «третейской» альтернативой может быть обращение к посредникам, в арбитраж или суд. После выявления всех возможных альтернативных решений выберите ту, которая наиболее полно удовлетворит ваши интересы. Держите свой запасной вариант в кармане. Попав под мощное давление и почувствовав панические настроения, можно похлопать себя по карману и мысленно сказать: «Я в полном порядке, если переговоры провалятся».Усильте свой запасной вариант.Примите решение, следует ли вступать в переговоры.

Может случиться, что ваш запасной вариант лучше любой договоренности, которой можно достичь на переговорах с другой стороной. Помните также, что сам процесс переговоров не обходится бесплатно. На него может уйти масса времени и сил, а другие альтернативные решения тем временем могут исчезнуть. Таким образом, ваше решение о начале переговоров должно быть хорошо продуманным.

Не забывайте также, что свой запасной вариант легко переоценить. Многие руководители фирм, послушав своих самоуверенных юрисконсультов, отказались от диалога и вынесли спорные вопросы на рассмотрение суда, чем поставили себя на грань финансового краха. В случае судебной тяжбы, стачки или войны одна из сторон, а часто и обе из них, обнаруживают, что их запасной вариант не был столь надежен, как они его себе представляли. Зная наперед о непривлекательности своего альтернативного решения, вы будете усерднее работать над достижением договоренности.Определите их запасной вариант.

5. Предложения

Работа над интересами и вариантами дает возможность творческого подхода к решению проблемы. Работа над объективными критериями и альтернативными решениями помогает выбрать соответствующий вариант, чтобы придать ему форму предложения, позволяющего достичь возможной договоренности. Для того чтобы сформулировать солидное предложение, вы стремитесь выбрать вариант, отвечающий вашим интересам гораздо лучше, чем ваш запасной вариант. Этот вариант также должен удовлетворять интересы другой стороны, по вашему мнению, лучше, чем ее запасной вариант, и базироваться по возможности на объективных критериях. От варианта выбора решения предложение отличается обязательствами: предложение — это возможная договоренность, на которую вы готовы пойти. Возможных вариантов договоренности, отвечающих всем этим требованиям, конечно, тоже может быть несколько. Даже полезно держать в уме три предложения:К чему вы стремитесь?Чем бы вы остались довольны?С чем бы вы могли примириться?

6. Репетиция

Подготовка проходит легче, если все необходимое проговаривать вслух с кем-либо еще. Другие люди высказывают новые точки зрения, заостряют ваше внимание на трудностях, которые вы в противном случае могли бы пропустить, и оказывают моральную поддержку. Поэтому проведите репетицию с коллегой или другом. Она служит дополнительным подтверждением вашей готовности. На репетиции потренируйте свое обращение к другой стороне и ответы на ее вопросы. Ведь даже юристы репетируют перед сложными судебными процессами, политики — перед ответственными интервью прессе, директора — перед важными собраниями акционеров, так почему бы вам ни прорепетировать перед трудными переговорами? Лучше допустить ошибки на репетиции перед другом или коллегой, чем на реальных переговорах.

Поэтому попросите коллегу в течение нескольких минут выступить в роли другой стороны и опробуйте на нем свое умение убеждать, сосредоточивая внимание на интересах, вариантах решения и критериях. Затем спросите коллегу, что получилось, а что нет. Какое впечатление произвели ваши слова? Что следует изменить? А затем повторяйте, пока не получится так, как надо. При отсутствии коллеги или друга для репетиции попробуйте написать все, что вы планируете сказать, и отрепетируйте это в одиночку. Попробуйте предугадать тактику, которую применит другая сторона, и заранее придумайте способы противодействия ей. У подготовленного человека меньше вероятность быть застигнутым врасплох. Выслушав другую сторону, он говорит себе: «Ага! Я это предвидел», — и дает подготовленный ответ. В этом и заключается ценность подготовки.

Подготовка к следованию проложенным курсом

В идеальном случае вы вели бы сейчас переговоры в точном соответствии со своей подготовкой. Вы начали бы с выявления интересов, стараясь понять, что волнует каждую из сторон. Затем обсудили бы различные варианты решений без каких-либо обязательств, изучая возможности реально удовлетворить интересы обеих сторон. Вы рассматривали бы различные критерии объективности для урегулирования своих разногласий. И, наконец, обменивались бы предложениями, стараясь достичь взаимоприемлемой договоренности, которая для обеих сторон в любом случае лучше, чем их соответствующие запасные варианты.

В реальных же условиях ваши усилия, направленные на совместное решение проблемы, сталкиваются с сильной реакцией, враждебными чувствами, жесткой позицией, крайней неудовлетворенностью и агрессивным силовым давлением. Ваша задача — изменить условия игры, перейти от конфронтации лоб в лоб к кооперации бок о бок, превратив своего оппонента в партнера по переговорам. Теперь, когда у вас есть хорошая карта с проложенным курсом, нужно применять стратегию прорыва, чтобы лавировать мимо препятствий на своем пути.

Share
Share